GTEC 2009 – Smarter, Faster, Cheaper, Easier to Use… and Policy-Compliant: ACOA’s SharePoint-based Business Process Platform (BPP)

[Le français suit]

On the one hand, there is the pressure on the GC to improve service delivery to clients and stakeholders while respecting new policies and directives including project management (PM), information management (IM) and record keeping (RK). On the other hand, the current environment of Strategic Review, the focus on accountability and economic restraint are setting the expectation on departments and agencies to do more with less.

Is this more than departments and agencies can hope to manage?

Have no fear. There are working business solutions within the GC that demonstrate that this balance is achievable. The Atlantic Canada Opportunities Agency (ACOA), which manages $250M annually in grants and contributions, is leveraging existing commercially available solutions and government investments in Web 2.0 and enabling tools to improve the way it serves its clients, manages its business, and complies with new GC policies and directives. According to executives and managers, the ACOA Business Process Platform has significantly improved their working experience and their ability to serve clients, while respecting organizational obligations under the MAF and PAA.

Ron Surette – DG, Service Transformation, ACOA and Stephen Karam – Systemscope’s Lead for Government Service Excellence discussed:

  • How the BPP has significantly reduced program implementation time to days instead of months;
  • How ACOA engaged its business community to transform its data, content and process architecture prior to applying any IM/IT enablers; and
  • How the BPP effectively weaves Web 2.0 into the everyday work environment for managers and executives.

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Plus intelligent, plus rapide, moins cher, plus convivial… et conforme aux politiques : l’APÉCA adopte une plateforme de processus opérationnel (PPO) s’appuyant sur SharePoint

D’un côté, le gouvernement du Canada est sous pression afin d’améliorer la prestation de services à sa clientèle et autres intervenants, tout en respectant de nouvelles politiques et directives en matière de gestion de projet (GP), de gestion de l’information (GI) et de tenue de documents (TD). De l’autre, le climat d’examen stratégique et l’attention portée à l’obligation de rendre compte et des contraintes économiques créent des attentes auprès des ministères et des organismes de réaliser plus, avec moins de ressources.

Les ministères et les organismes peuvent-ils vraiment gérer tout ça?

N’ayez crainte. Il existe des solutions fonctionnelles au sein du GC qui démontrent que cet équilibre est atteignable. L’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APÉCA), qui gère plus de 250 millions de dollars par année en subventions et en contributions, a tiré parti de ses solutions commerciales existantes et des investissements gouvernementaux dans le Web 2.0 pour créer des outils qui améliorent la manière dont ils servent leur clientèle, gèrent leurs affaires et qui permettent de se conformer aux nouvelles politiques et directives du GC. Selon les cadres supérieurs et les directeurs, la PPO de l’APÉCA a amélioré de façon significative leur expérience de travail et leurs capacités à servir leurs clients, tout en respectant les obligations organisationnelles du CRG et de l’AAP.

Ron Surette, DG, Transformation des Services, APÉCA, et Stephen Karam, directeur de l’excellence du service gouvernemental de Systemscope ont discutés:

  • L’impact positif sur le temps de la mise en œuvre de programmes grâce à la PPO – passé à quelques jours, par rapport à des mois;
  • La consultation de la communauté d’affaires de l’APÉCA pour faciliter la transformation de ses données, de son contenu et de l’architecture de processus avant la mise en place d’outils de GI/TI; et
  • La manière dont la PPO tisse efficacement le Web 2.0 dans l’environnement de travail quotidien des directeurs et des cadres supérieurs.

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